Näin keräät ja käytät lokitietoja

Kirjaa lokiin tapahtuman ajankohta.

Kirjaa lokiin, mitä tehtiin tai yritettiin tehdä ja tekijä.

Kirjaa lokiin, millä valtuuksilla tai oikeuksilla tapahtuma tehtiin.

Kirjaa lokiin, mistä tapahtuma tehtiin ja mistä muutostieto on peräisin.

Kirjaa lokiin, onnistuiko tekijä aikeissaan. Jos teko ei onnistunut, kirjaa epäonnistumisen syy.

Lokitietojen sopiva tallennusmäärä löytyy helpoiten kokeilemalla. Aloita varovasti ja lisää sitten tiedonkeruun yksityiskohtaisuutta tarpeen mukaan. Jos käyttöönotossa säätää lokituksen liian raskaaksi, se tukkii järjestelmän nopeasti ja hyödyllistä tietoa on vaikea seuloa kaiken massan alta. EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen minimointiperiaate edellyttää henkilötietojen osalta niiden käsittelyn tarpeellisuutta.

Lokien riittävä säilytysaika vaihtelee suojattavan kohteen mukaan yleensä kuuden ja 24 kuukauden välillä. Tietosuoja-asetuksessa ei ole määritelty tarkkoja henkilötietojen säilytysaikoja. Rekisterinpitäjän on arvioitava henkilötietojen säilytysaikaa ja tarpeellisuutta kysymyksessä olevaa käyttötarkoitusta vasten. Henkilötietoja saa säilyttää vain niin kauan, kun ne ovat tarpeen henkilötietojen käyttötarkoituksen kannalta. Rekisterinpitäjän on arvioitava ja pystyttävä perustelemaan säilytysajat. 

Arkistoimalla lokitietoja varmistetaan mahdollisuus palata vanhempiinkin havaintoihin, joita ei esimerkiksi tilankäyttösyistä ole mahdollista pitää aktiivisessa käytössä olevassa lokissa.

Tiedot pitää lähtökohtaisesti poistaa tai anonymisoida kun ei enää ole tarvetta niiden käsittelylle. Lokitiedoilla on yleensä elinkaari, jonka lopussa tiedoille ei enää ole käyttöä eikä niiden säilyttäminen ole tarpeen. Lokitietojen poistamiselle tulisi myös olla menettely.

Lokien käsittelystä vastaavat ensisijaisesti tehtävään nimetyt pääkäyttäjät. Seurattavuuden varmistamiseksi yksittäisillä pääkäyttäjillä ei tulisi olla muokkausoikeuksia keskitettyyn lokienhallintajärjestelmään.

Lokiseloste määrää, mihin tarkoitukseen lokitietoa kerätään ja mihin lokitietoa saa käyttää. Jokaiselle kerättävälle lokitiedolle on oltava peruste. Lokien turvallisuutta ja asianmukaisuutta on auditoitava säännöllisesti. Ylläpitäjät seuraavat heille tarpeellisia lokeja, tietoturvavastaavat seuraavat tietoturvallisuuteen liittyviä lokeja ja viime kädessä lokitiedosta vastaa organisaation ylin johto.

Kirjautumislokiin tallennetaan yleensä sekä onnistuneet että epäonnistuneet kirjautumisyritykset. Kirjautumisen tunnistetietoina tallennetaan esimerkiksi käyttäjätunnus, ajankohta ja osoite, josta kirjautumisyritys tehtiin. Myös vääristä kirjautumisyrityksistä jää merkintä, jonka voi lukea lokista. Kuinka usein olet vahingossa kirjoittanut käyttäjätunnuksen paikalle salasanasi ja painanut enteriä? Se on nyt tallessa lokissa, jonka ylläpitäjä voi lukea selväkielisenä. Kannattaa aina vaihtaa salasana, jonka on lipsauttanut näkyvälle paikalle.

Loki voi sisältää myös henkilötietoja, jolloin niiden käsittelyssä on noudatettava EU:n tietosuoja-asetusta. Asetuksen tietojen minimointiperiaatteen mukaan henkilötietojen on oltava rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin käyttötarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään. Järjestelmän sisältämistä henkilötiedoista on laadittava tietosuojaseloste.  

Liian yksityiskohtainen tapahtumaseuranta yhdistettynä henkilöiden identiteetteihin saattaa rikkoa yksilön tietosuojaa.

Lokien käsittely edellyttää tarkoin harkittua pääsynvalvontaa. Lokit ja niiden kirjauspalvelut voi suojata asiattomalta käytöltä parhaiten muusta tuotantoympäristöstä erillisellä lokiympäristöllä, jonka eheys eli muuttumattomuus on varmistettu.

Erityisesti tulee huolehtia järjestelmän erottelusta muusta ympäristöstä siten, että mahdollinen tietoturvaloukkaus ei pääse vaikuttamaan lokitapahtumien eheyteen. Myös lokitiedot on syytä varmuuskopioida ja niiden käsittelystä kirjata lokimerkintöjä sekä asiattomista muokkausyrityksistä säätää hälytykset.